7 tipos de ferramentas essenciais para escalar sua agência

Enquanto muitas empresas perderam negócios com a pandemia, as oportunidades para agências de marketing digital aumentaram, com empresas que estavam trabalhando em seus processos de transformação digital tendo que acelerar. 

Se você quer surfar nessa onda gerada pelo aumento da demanda, então provavelmente você se preocupa em escalar seus negócios.  

Só que os serviços prestados por agências são basicamente trabalho intelectual, e isso torna o desafio de ganhar escala ainda maior. Isso faz do ganho de produtividade e fluidez do trabalho no time ainda mais importante. 

Para te ajudar nessa missão de otimizar ainda mais a produção para escalar seu negócio, separamos algumas ferramentas para agências que são essenciais.  

Nesse artigo vamos citar ferramentas para produtividade, automação de e-mail, gestão de mídias sociais, criação de sites, criação de conteúdo, mídia e SEO. 

A performance do seu time está diretamente ligada à capacidade de escalar serviços da sua agência. Por isso, é essencial investir em soluções que aumentem a produtividade dos seus profissionais, com qualidade. 

Uma boa liderança e a metodologia certa de gestão podem ser o caminho para um time produtivo.

Mas é necessário também pensar em tecnologias que possam automatizar processos e até tarefas, eliminando atividades repetitivas e pouco estratégicas, como estas a seguir. 

É uma ferramenta baseada em metodologia ágil e é bastante popular entre equipes de marketing e comunicação. É usada para organizar tarefas e gerir projetos. Realiza gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho.  

Você pode utilizá-la na versão gratuita, que é mais limitada, ou adquirir um plano pago para explorar mais funcionalidades e poder criar vários boards, que é como os projetos são chamados no Trello. 

O Slack é uma ferramenta com foco em facilitar a comunicação entre o time. É uma das ferramentas para agências que ajudam a criar uma linha de comunicação assíncrona.  

Possibilita a criação de canais específicos para cada tópico que será discutido pela equipe, para cada time, para eventos, comunicados importantes, entre outros.  

O bot também pode ajudar em tarefas mais básicas, como lembretes de compromissos e conexões com apps de ferramentas como Google Drive, Calendar, Hubspot e de pesquisas.

É possível ainda criar chats temáticos e grupos e mensagens privadas.  

Plataforma que permite gerenciar projetos e workflow do time. Entre suas funcionalidades, há criação de relatórios e gráficos, gerenciamento da carga horária dos funcionários e integração com outras ferramentas. 

Ao fazer upload de arquivos no Google Drive, eles ficam na nuvem e podem ser acessados em qualquer lugar e dispositivo. É uma boa ferramenta para transferir arquivos pesados.

Também pode ser utilizado para compartilhar informações entre colaboradores.  

Para completar, é uma das ferramentas para agências mais recomendadas por permitir a edição de projetos em tempo real, otimizando o processo.

Mesmo se ficar offline, é possível verificar o que aconteceu na plataforma, pois há histórico registrando tudo o que foi feito. 

Outra poderosa ferramenta para auxiliar na produtividade da equipe, permite gravação da tela para tutoriais, feedbacks ou dicas. A gravação da tela acontece ao mesmo tempo em que a webcam é gravada.  

Ferramenta útil para salvar as senhas uma única vez e, assim, tê-las disponíveis em todos os dispositivos e compartilhar com membros do time. Muito importante para gerenciar inúmeras senhas de clientes e evitar o esquecimento de senhas. 

Cronômetro que permite a aplicação da técnica pomodoro.

A técnica foi criada por Francesco Cirillo, no final dos anos 1980, e consiste em pausas de 5 minutos com períodos de trabalho de 25 minutos, porém em alguns tipos de timers de produtividade você pode configurar intervalos diferentes.  

Duas ferramentas que auxiliam na organização. O Google Keep está disponível nas versões web e em aplicativo para Android e iOS. Nele, é possível guardar links, listas, desenhos, textos e imagens.  

O Evernote possui funcionalidades semelhantes, com criação de projetos com arquivos, links e notas e opção de compartilhar entre colaboradores logados. Há duas versões, a grátis e a paga.

Na versão paga, há a possibilidade de distribuir informações e buscar por arquivos e imagens. 

Cada uma dessas ferramentas serve para auxiliar em algum processo cotidiano de uma agência. A escolha entre elas varia de acordo com as necessidades particulares de cada empresa, a longo ou a curto prazo.  

Enquanto algumas focam na gestão de projetos e tarefas, outras servem para facilitar a comunicação ou para organização e agendamento.

A equipe deve eleger quais são as ferramentas mais necessárias para o momento atual da agência e inseri-las em seu dia a dia. 

O e-mail é um dos principais canais de atração e retenção de clientes de agências que oferecem o trabalho de marketing digital. Por meio dele, são realizadas importantes estratégias de marketing de crescimento. 

Nós identificamos aqui as melhores ferramentas para automação de e-mail em sua agência. São elas:  

O software é mais uma das ferramentas para agências, criado para organizar melhores campanhas, melhorar os resultados e nutrir leads. Permite que campanhas sejam criadas e enviadas, além de possibilitar o acompanhamento de métricas, taxa de abertura e de cliques. 

A ferramenta rastreia as empresas que a agência tem contato, automatiza o envio de e-mails e também organiza a pipeline de vendas. Além disso, gerencia e faz agendamento de tarefas, cria lembretes e rastreia todos os e-mails enviados. 

Reúne e-mail marketing, automação de marketing e CRM e Vendas. Há funções como a possibilidade de segmentar listas, templates grátis e interface drag and drop para criar e-mails. Oferece relatórios avançados e monitoramento do site. 

Ferramenta gratuita que permite o gerenciamento de leads e configuração de lead tracking e scoring. Faz o disparo de e-mail marketing e permite edições como inserção de contatos e organização de acordo com filtros, importação de contatos e anexos nos e-mails. 

Uma boa estratégia de marketing digital a uma presença e reputação sólida nas redes sociais. Os brasileiros costumam passar muitas horas por dia nas redes sociais e esperam interagir com as empresas nas quais investem seu dinheiro em todas as pontas.  

O diferencial das redes sociais para o marketing digital é a eficiência com que a comunicação direta acontece entre a marca e seu público.  

Pelas publicações, comentários e curtidas, a empresa consegue conversar de forma direta com seu público e criar vínculo e engajamento.

As redes sociais também permitem que haja a consolidação da imagem da marca e seus valores e aprofundam o entendimento da empresa sobre seu público.

A interação com usuários, memes e publicações virais podem ajudar na projeção. 

O Facebook pode ser uma poderosa ferramenta de marketing digital, pois permite a divulgação de conteúdo gratuito ou pago como catálogos de produtos, grupos relevantes para o nicho, anúncios, informações, agendamento e até edição de publicações. 

Para ganhar escala na gestão das contas o ideal é optar por uma ferramenta voltada para profissionais. Um destaque entre essas ferramentas é a mLabs, que já possui milhares de clientes espalhados pelo mundo.  

Entre esses clientes estão profissionais de social media, agências de marketing digital, empreendedores e departamentos de marketing.  

A startup brasileira surgiu para promover a inclusão digital para micro, pequenas e médias empresas. 

Com seus recursos é possível criar, agendar, impulsionar posts, gerar relatórios personalizados, comparar com a concorrência, criar landing pages, interagir com usuários e mais. Além disso, ainda possui a integração DashGoo by mLabs que oferece ferramentas avançadas de criação de relatórios das redes sociais.

Ela é a plataforma de gestão de redes sociais mais utilizada no país e permite o gerenciamento não só do Facebook, como também do Instagram, LinkedIn, Twitter, Pinterest e Google Meu Negócio. 

Entre suas principais funcionalidades está o Workflow: um espaço para criar fluxos de trabalho. Onde é possível envolver toda a equipe no projeto e definir os responsáveis por cada etapa.

No Workflow, é possível cadastrar os responsáveis por cada etapa, ter o controle de pedidos de alterações, aprovações e criação de novas demandas. 

A plataforma permite ainda criar e agendar publicações. Assim, torna-se uma das ferramentas para agências mais poderosas ao auxiliar no planejamento de diversas redes sociais de forma segura e simplificada.  

Ainda auxiliando o planejamento, a mLabs possui o calendário de postagens, permitindo verificar as ações já programadas para os próximos dias ou semanas.

Também possui ferramenta para impulsionar – com opção de agendamento – publicações do Facebook e do Instagram de forma simplificada.

Para testar todas as funcionalidades, a plataforma permite que você faça um teste de 7 dias grátis.

Já a rede social Reddit não é muito utilizada no Brasil, mas possui muito potencial de crescimento. A rede social é feita a partir de um fórum em que seus usuários podem compartilhar imagens, textos e notícias, além de promover debates sobre os mais variados assuntos.  

De acordo com o Reddit, seus usuários tendem a prestar 2x mais atenção em anúncios que aparecem em sua plataforma do que nas demais.

Além disso, estudos realizados pela rede social mostraram que as decisões de compra são 9x mais rápidas na plataforma e que o score de promoção em network é maior do que nas demais redes sociais.

Dessa forma, o Reddit também pode ser uma boa opção ainda em crescimento para ser explorada. 

Outra característica útil do Reddit para agências é a curadoria de conteúdo com potencial para viralizar.

Os memes que viralizam nas páginas de conteúdo na internet muitas vezes podem ser garimpados no Reddit semanas antes e um sistema de upvote alimentado pelos engajados usuários ajuda a identificar os tópicos mais quentes. 

Sites são o principal recurso de presença digital das empresas. Eles ajudam a consolidar a imagem das empresas no online e a transmitir mais segurança e confiança aos clientes, especialmente em casos de compras online. 

Por isso, pode-se dizer que a construção de sites é um dos serviços de agência mais rentáveis, seja como projeto único ou como um ativo para potencializar as demais estratégias de marketing digital em um pacote de serviços de recorrência. 

Para auxiliar desenvolvedores e UX na missão de planejar, criar e desenvolver as melhores aplicações web e interfaces digitais da sua agência, nós listamos algumas ferramentas que farão diferença na rotina desses profissionais.  

Este é um editor gráfico colaborativo bastante usado por designers e UX/UI. Seus recursos ajudam na prototipagem de projetos de design, seja para construção de interfaces de site, de aplicativos e até de softwares.  

Por ser online, muitos profissionais podem trabalhar nele simultaneamente, facilitando o fluxo e a gestão de projetos.  

Duda é um construtor de sites usado pelas principais agências digitais do mundo, que permite gerenciar e atualizar sites em escala. Com o editor drag & drop da Duda, é possível arrastar, copiar e colar elementos diretamente na tela para criar várias possibilidades de customização.  

Esse construtor de sites possui várias funcionalidades móveis e permite a personalização das experiências dos usuários, tomando como base seu idioma, localização e histórico de navegação. Além disso, ela permite a criação de uma biblioteca própria de widgets para usar nos sites de outros clientes da agência.  

A plataforma Duda conta com recursos que facilitam a comunicação entre a equipe da agência e os clientes, com um sistema de comentários dentro do próprio site e recursos de coleta de conteúdo que permitem que o próprio cliente contribua com a construção do site. 

O uso da plataforma é tão facilitado, que é considerado ideal para agências que almejam escalar o desenvolvimento de sites quanto para profissionais que priorizam o trabalho colaborativo com outros especialistas. 

Outra vantagem da Duda para agências é ter os sites dos seus clientes hospedados na AWS, serviço mais seguro e robusto de armazenagem, e além disso sempre atualizados e bem rankeados nas métricas do Google Core Web Vitals. 

WordPress é uma ferramenta popular entre os profissionais de desenvolvimento. Ele pode ser utilizado para criar blogs, landing pages, testes A/B e também para conseguir tráfego via SEO.  

Por meio de plugins, é possível deixar o site com mais robustez de funcionalidades, por isso, é bastante indicado para projetos que são realizados do “zero”.

Um exemplo é o SEO Plugin by Yoast, que tem como propósito avaliar se o conteúdo a ser publicado é amigável para os motores de busca. 

Várias estratégias e ferramentas para agências podem auxiliar e otimizar o processo de criação de conteúdo, que é uma chave para um marketing bem-sucedido.

Organização, conteúdo, imagens, fontes e GIFs fazem parte da criação de um conteúdo eficaz. 

Coogle cria mapas mentais, que são gráficos de fácil entendimento e que podem ser utilizados para apresentar ideias tanto para chefes quanto para clientes.  

Ele organiza ideias e informações de forma atrativa. É diferente de um infográfico, que geralmente utiliza imagens e textos para explicar um conceito.

Os mapas mentais, por sua vez, iniciam com um ponto central e se desenvolvem para fora. Eles são iniciados com uma ideia central e suas ramificações a partir daí. 

É uma espécie de “Word” do Google. O conteúdo criado fica na nuvem e, por isso, uma grande vantagem é que todo ele pode ser facilmente compartilhado com outras pessoas.

Também permite comentários e sugestões nos documentos, possibilitando a construção coletiva do conteúdo. 

Perfeito para criar um design de forma prática e rápida, podendo ser usado até mesmo pelo celular. Indicado para criação de capas para redes sociais, convites, cartões comemorativos e logotipos.

O Canva disponibiliza vários modelos prontos e é muito intuitivo para aqueles que estão iniciando na área. Possui diversos elementos gratuitos e funcionalidades que tornam possível a criação de layouts profissionais.

Ideal para auxiliar no momento de escolha da tipografia de um site. As fontes são renderizadas em diretório da nuvem e não é necessário instalá-las no sistema.  

No diretório do Google, há mais de 800 famílias de fontes gratuitas e com código aberto. Ou seja, além das muitas opções, ainda é possível fazer modificações nelas. 

O uso de GIFs pode servir para humanizar a marca e aumentar o engajamento.

Um GIF comunica uma mensagem com menos palavras, transmite melhor emoções, serve para ilustrar histórias, são responsivos, de menor custo do que vídeos e ainda se adaptam à linguagem atual online.  

O Giphy serve como uma forma simplificada de utilizar essa ferramenta, pois permite copiar a URL. É como uma biblioteca de GIFs, além de possibilitar a criação dos seus próprios. 

Imagens deixam a leitura mais amigável e podem servir para ilustrar melhor um tema. Por isso, um banco de imagens e de vídeos para uso constante é importante. Há bancos gratuitos que cumprem essa função.  

Entre os mais populares bancos de imagens e vídeos gratuitos estão o Pixabay, Pixels, além do RGBStock, Free Digital Photos, Freerange Stock e o Kaboom Pics, que tem opção até de busca por cores. 

Formulários também são boas ferramentas de interação para criação de conteúdo.

O SurveyMonkey e o Google Form são duas opções para criar questionários online gratuitos, que podem ser utilizados, por exemplo, para coletar feedback sobre atendimento ao cliente ou para entender melhor como os clientes veem sua marca. 

Visitantes podem chegar ao seu site, loja ou landing page por meio de anúncios pagos em sites ou plataformas. Ou seja, por meio de links e campanhas pagas.

Enquanto uma estratégia orgânica pode demorar mais, o tráfego pago tende a mostrar resultados mais imediatos. 

Confiram algumas ferramentas essenciais para colocar em prática estratégias de marketing de performance. 

Permite fazer a gestão dos seus anúncios do Facebook. Ou seja, permite verificar todos os anúncios de uma empresa, os seus ou dos seus concorrentes.

Permite ainda informações como quando a página foi criada, se já teve outro nome ou se já foi mesclada. 

Também auxilia empresas a analisar a concorrência e aumentar a receita. Utilizado para gestão de anúncios, é um software de automação de marketing, fácil de usar. 

Disponibilizado pelo Google, foi feito para criar parâmetros de rastreamento (UTM) para diversas ferramentas de web analytics. Ferramentas como o Google Analytics nem sempre podem capturar todos os dados de uma campanha sem a definição de UTMs e, por isso, comumente um URL Builder é utilizado. O UTM permite entender o ponto de contato dos usuários com um determinado link. 

Por fim, o SEO é importante para que o conteúdo publicado consiga uma boa posição nos resultados dos motores de busca. Isso serve tanto em casos de busca orgânica quanto no tráfego pago. Várias ferramentas ajudam a melhorar o SEO do conteúdo. 

Uma das ferramentas para agências mais populares para otimizar o SEO, foi criada para analisar resultados orgânicos e pagos do Google. A plataforma permite a análise de palavras-chaves que mais trazem tráfego para um site. Com a análise, é possível definir estratégias para se destacar em meio à concorrência e verificar o que está bom e o que pode ser melhorado. 

Com uma conta no Google Adwords, é possível acessar a plataforma. A ferramenta do Google permite a pesquisa de palavras-chaves e construção de campanhas de pesquisas pagas. Mostra detalhes como melhores lances e o comportamento das palavras-chaves. A ferramenta é indicada para quem deseja conseguir relevância em buscadores e melhorar as técnicas de SEO e tráfego pago. Serve ainda para entender as palavras-chaves que mais cabem para criação de conteúdos em um blog. 

Parecido com o SEMrush, também é uma boa ferramenta para otimizar o SEO. Foi criada para gerenciar e analisar backlinks, mas hoje possui mais recursos. Coleta, processa e armazena grande quantidade de dados para profissionais de marketing digital e analisa métricas de link building e links que uma página ou domínio recebem. 

O SEO está ligado também à velocidade de carregamento de uma página. E o Google PageSpeed verifica e otimiza essa velocidade. Páginas que carregam mais rápido estão mais atreladas à satisfação dos clientes.  

A ferramenta do Google analisa o tempo de carregamento da página e compara os dados para, por fim, atribuir uma nota. Essa nota é dada se baseando no espaço para melhora e otimização, indo de 0 a 100, de acordo com as boas práticas definidas pelo Google. 

Planeje bem a implementação de novas ferramentas para a sua agência. Comece identificando como é a rotina dos times e quais processos e tarefas podem ser automatizadas.  

Analise também como essa automatização impacta na qualidade de entrega para os clientes da agência.

Afinal, as ferramentas não contribuem apenas para execução de tarefas, mas também para desempenho de estratégias.  

Ao identificar qual tipo de ferramenta deve ser adicionada à sua agência, opte por aquelas que permitem aumentar o volume de serviços sem crescer a necessidade de mais profissionais operacionalizando.

E escolha aquelas que são intuitivas, inovadoras e simples de usar.  

Assim, em vez de criar serviços do “zero”, o seu time fica por conta de desenvolver inteligência para o cliente. Outras sugestões sobre o que deve ser feito antes de escolher as melhores ferramentas para agências em cada caso. 

• Defina seus objetivos, plano de ROI. Como você vai pagar pela ferramenta; 
• Faça testes gratuitos; 
• Agende call com vendedores; 
• Pesquise reviews e leia cases de sucesso. 

E já que estamos falando sobre escalar os serviços da sua agência, aproveite e: 

• Monte pacotes de serviço escaláveis apostando na recorrência, onde é criado vínculo de fidelidade com o cliente. Seja por meio de upsell e de manutenções programadas.  
• Explore a fundo os recursos das ferramentas para saber como elas entregam percepção de valor para o cliente; 
• Identifique quais processos são burocráticos, demandam uma carga horária e mental maior do que a necessária e busque alternativas para reduzir a complexidade; 
• Incentive a colaboração por meio de plataformas digitais cujos trabalhos podem ser realizados de forma simultânea e ágil. 

Este guest post foi produzido pela Duda, plataforma de criação de sites que ajuda agências, empresas SaaS e host a acelerarem o processo de criação e gestão de sites para seus clientes. Saiba mais sobre a Duda https://www.duda.co/pt/