O que é Workflow e como ele pode acelerar o trabalho da sua empresa de marketing digital!

A rotina de trabalho consiste em diferentes demandas e processos, os quais podem causar confusão em um cronograma desorganizado. Entender o que é workflow para começar a aplicá-lo no seu cotidiano e evitar dores de cabeça e atrasos na entrega. 

Pare para pensar na quantidade de refações que você faz diariamente — mesmo quando a peça segue à risca o briefing encaminhado. Esses processos podem ser amenizados se a equipe tiver um fluxo de trabalho constante, com transparência e próximo ao cliente. 

Seja você um funcionário de agência digital ou prestador de serviço de mídias digitais, contar com um workflow bem elaborado pode sim ajudar a agilizar os seus processos internos.  

Workflow — em tradução livre, fluxo de trabalho — é a forma como as empresas organizam suas atividades processuais e rotinas dentro de um cronograma sequencial, abrangendo todas as áreas: do administrativo ao atendimento ao cliente. 

O workflow ajuda a deixar cada etapa processual em uma linha de produção organizada dentro de um cronograma de atividades, o que permite um controle melhor do dia a dia de trabalho. 

O seu conceito remete à sequência de tarefas necessárias para a automação de processos internos, no qual informações, documentos e projetos transitam entre diferentes pessoas a partir de parâmetros pré-definidos. 

Nas redes sociais, essa automação inclui todas as etapas entre a concepção de um conteúdo a sua publicação nas mídias. De maneira geral, as empresas que têm um sistema de workflow organizado são mais eficazes em suas rotinas, principalmente quando se trata de estratégias de conteúdo. 

Um exemplo de workflow para a produção de conteúdos para as redes sociais é: 

1. produzir o briefing com o conceito da peça ou campanha; 
2. definir o canal de rede social que será publicado; 
3. fazer o copy que vai acompanhar a arte na legenda; 
4. produzir a arte que será publicada na rede social; 
5. agendar o post conforme o calendário editorial. 

O workflow é um conceito macro, que compreende todo um conjunto de atividades processuais para a elaboração de uma entrega. Os processos, por sua vez, consistem em uma sequência de atividades, subdivididas em tarefas, organizadas de maneira lógica, uma relacionando a outra.  

A cadeia de processos tem como objetivo garantir a entrega de um produto, serviço, informação ou qualquer outro tipo de saída para o cliente. Os processos devem ser aperfeiçoados para conseguir garantir o máximo de qualidade e gerar lucros para a empresa. 

O fluxo de trabalho — workflow — é a união de tecnologias e ferramentas que fazem com que as informações, documentos, produtos e serviços sigam adequadamente por todos os setores envolvidos nas etapas de produção, facilitando o alcance dos objetivos estabelecidos inicialmente. 

Existem diferentes métodos que podem ser adotados no momento de implementar um workflow dentro da sua empresa. Abaixo descrevemos os principais! 

A expressão “Ad hoc” vem do latim e significa “para esta finalidade”. Ela é usada para determinar que algo tem um fim específico. 

Por isso, o workflow ad hoc é caracterizado por ser um processo dinâmico, no qual vários integrantes atuam para executar procedimentos individuais tendo em conjunto uma finalidade específica. 

Para atingir esse objetivo, é possível que aconteça alteração ou movimentação nas regras criadas inicialmente. Por este motivo diz-se que o workflow ad hoc é dinâmico. 

O trabalho de cada um dos profissionais envolvidos depende do trabalho da equipe como um todo, causando uma relação de causa e consequência. 

Por sua flexibilidade e facilidade em adaptação aos processos, o workflow desse método é indicado para desenvolvimento de software, que envolve inúmeras etapas. 

O workflow administrativo é bem menos flexível se comparado aos outros métodos. Ele é orientado às rotinas, sendo associado a setores como o financeiro, o de gestão, o RH, o de logística, o de auditoria etc. 

Por terem cronogramas e atividades menos flexíveis, são mais fáceis de serem elaborados e organizados em um fluxo de trabalho. As regras são predefinidas e, normalmente, já incluem formulários, contratos, relatórios e outros documentos necessários.  

O sistema inclui ferramentas para controlar prazos e apresentam notificações e alarmes para que tudo seja cumprido conforme o cronograma estabelecido previamente. 

O workflow produtivo precisa ser bem robusto, pois vai processar uma grande quantidade de dados e processos de negócio. 

Os processos podem ter intervenção humana ou não, mas tem como características marcantes a repetição, a alta complexidade e a exigência por níveis maiores de qualificação e acesso a diversos sistemas de informação. 

Esse método é aplicado em grandes corporações, envolvendo vários ambientes diferentes da tecnologia da empresa. Suas regras são bem definidas, com a necessidade de fazer uma auditoria. 

O controle de pedidos de compra e vendas, geralmente, são organizados por esse tipo de workflow, devido a precisão. 

O workflow colaborativo envolve todos os processos de trabalho cooperativo que são executados por diferentes departamentos da empresa, porém tendo um objetivo em comum. 

É um fluxo mais independente, mas não oferece agilidade pois depende de ações repetitivas de um mesmo processo até que o objetivo seja alcançado. 

Pelo lado positivo, ele é um processo mais completo, envolvendo times diferentes com habilidades diversas. 

O workflow transacional envolve atividades que são obrigatoriamente realizados por unidades e setores diferentes da empresa. 

As tarefas são realizadas de maneira conjunta, com a intenção de garantir uma maior confiabilidade e aplicação de forma exata. 

Por envolver diferentes setores, é necessário que haja uma transparência na comunicação e armazenamento dos dados, a fim de ter um histórico de todos os processos realizados. 

Os benefícios de contar com um fluxo de trabalho bem organizado são diversos. Além de dar mais segurança para a produção, criando um rastreio de tudo que é feito a cada etapa, é possível contar com vantagens para a equipe, para a empresa e para o cliente. 

Ao padronizar os processos de trabalho, torna-se possível fazer com que as tarefas sejam cumpridas de forma rápida. 

A gestão consegue enxergar as etapas de trabalho e acompanhar os responsáveis por cada uma das atividades estipuladas.  

Com o workflow é possível, portanto, não deixar ninguém sobrecarregado e há transparência na distribuição de funções. 

Outra vantagem de ter todas as tarefas em uma linha do tempo é saber onde estão os “buracos” do horário.  É bom ter 10 minutos de intervalo entre uma tarefa e outra, mas se esse tempo passa para 1 hora, 2 dias, 3 semanas, aí você vai ficar no prejuízo! 

Descobrir tarefas interdependentes e organizar sua agenda para minimizar o tempo ocioso pode reduzir o prazo de entrega de resultados, por exemplo. E como tempo é dinheiro (com o perdão do clichê), cada hora economizada conta. 

Com um processo organizado, fica mais fácil conseguir enxergar a dinâmica de produção das demandas. É possível acompanhar etapa por etapa, sem “micro gerenciar” as tarefas, dando autonomia para os colaboradores em suas funções. 

Cada demanda passará por um fluxo de tarefa contínuo que será acompanhado do início ao fim pela gestão do time. É possível agir para consertar qualquer problema que acontecer no processo, garantindo a satisfação com o produto. 

Com um acompanhamento mais próximo dos colaboradores, agilidade no processo de trabalho e o controle das demandas é fácil pensar que uma das consequências é a melhora da qualidade dos serviços entregues aos consumidores, não é mesmo? 

Contar com um padrão de qualidade na entrega para os clientes é extremamente importante para garantir a fidelidade dos consumidores. 

Além disso, segundo pesquisa da Gartner, para 89% das empresas a experiência com o cliente é base competitiva no mercado.  

Um cuidado especial de quem trabalha com marketing digital é o fluxo de aprovação com os clientes.  

O workflow precisa incluir entregas pontuais para que os clientes acompanhem o desenvolvimento das peças e possam aprovar conforme o brienfing encaminhado. 

Com um fluxo de trabalho organizado fica mais fácil conseguir colocar datas e prazos para a realização das entregas pontuais e a entrega final de cada uma das produções realizadas.  

É possível adicionar uma entrega pontual após a elaboração do conteúdo, antes da peça seguir para a produção visual, por exemplo. 

Na plataforma da mLabs, por exemplo, esse fluxo de aprovação é aperfeiçoado pela possibilidade de encaminhar as produções da ferramenta para o e-mail do cliente — ou compartilhar com um link pelo WhatsApp. 

Com o fluxo de trabalho organizado é possível enxergar possibilidades de melhorias e de automação. Reduzindo o tempo dedicado para uma tarefa específica, agilizando o processo de produção e as horas de cada colaborador. 

Sem conseguir enxergar o processo de produção de ponta a ponta, fica difícil ver possibilidades de melhorias nos processos. Ao desenhar o fluxo em sua totalidade, a gestão e os colaboradores podem visualizar etapas repetitivas ou desnecessárias. 

É possível, inclusive, unir duas etapas em uma, agilizando ainda mais o processo e tornando as atividades mais dinâmicas. 

Em termos de tecnologia, com os processos bem desenhados também é possível entender em quais etapas podem ser adotadas ferramentas e softwares para deixar o processo mais automático. 

Imagina terminar todo o processo de produção para, no final, descobrir que algo lá do começo do trabalho estava desalinhado com o que o cliente solicitou? Dá até tristeza de pensar, né? 

Com um workflow bem implementado e organizado, os erros de execução são minimizados. Pois, o processo não passa apenas pela mão de uma pessoa, mas por várias. Sendo supervisionado de perto por uma gestão. 

Diante de tantos olhares, fica mais difícil deixar falhas passarem pelos processos, sendo possível reaver e modificar a peça de imediato antes de seguir para outra etapa de produção. 

Um time entrosado e engajado é capaz de oferecer o máximo de qualidade em seus trabalhos. O workflow tem o poder de aumentar a sinergia do time, tornando-o mais engajado nas produções. 

A intenção é gerar mesmo o sentimento de trabalho em equipe, no qual todos atuam juntos para garantir o máximo de si. E, para que isso aconteça, é importante que a comunicação seja transparente e facilitada. 

Seja por e-mail, por uma plataforma de comunicação, pelo WhatsApp, é importante incentivar a interação entre os membros da equipe em cada etapa do fluxo de trabalho. A mesma facilidade tem que haver entre a comunicação do time com os gestores e os clientes. 

A gente sabe que trabalhar com mídias sociais não é fácil. Criar conteúdo, postar, monitorar e estruturar uma estratégia leva tempo e, em alguns casos, pode envolver mais do que uma pessoa. 

Muitas vezes, o próprio cliente está envolvido no processo e, claro, é preciso estruturar um fluxo de trabalho para que as coisas fluam. E, é por isso que ter um workflow para mídias sociais é tão importante. 

Para criar um workflow para gerir as redes sociais basta seguir os seguintes passos: 

O primeiro passo para conseguir fazer o desenvolvimento de um workflow para as redes sociais é conseguir mapear todas as atividades envolvidas. 

Se você oferece um serviço completo como social media, provavelmente terá as seguintes etapas no seu fluxo diário de trabalho:  

• elaboração do briefing da campanha ou publicação; 
• redação do conteúdo que vai na legenda; 
• criação da arte do post que será publicado; 
• análise das hashtags que vão acompanhar a publicação; 
• agendamento do conteúdo conforme calendário editorial . 

É possível que tenha ainda mais processos envolvidos, como o monitoramento nas redes sociais, análise de relatórios, produção de conteúdo para Social Ads etc.  

Nessa etapa, você precisa fazer um esqueleto elencando todas as atividades que são envolvidas no seu trabalho. 

Com todas as atividades listadas, chegou o momento de fazer a conexão entre elas. Aponte em sua lista quais tarefas são dependentes, ou seja, para que uma seja feita, ela precisa que outra já esteja preparada. 

Ao fazer esse caminho, você desenhará o fluxo de trabalho ideal — aquele que precisa ser feito e seguido adequadamente para que não aconteça erros. 

Comece pela primeira atividade e vai seguindo até conseguir visualizar uma entrega completa do seu trabalho. 

Geralmente o workflow não envolve apenas um profissional. Principalmente em agências de marketing digital, são vários os colaboradores que são envolvidos para a produção de conteúdos para as redes sociais, por exemplo. 

Para conseguir fazer um workflow completo, junte todos os desenhos realizados pelos colaboradores em um. A partir disso, a gestão poderá organizar as atividades considerando o todo. 

É preciso ter um pensamento macro nesse momento, começando desde a chegada de um briefing até a entrega final da peça. 

Por fim, uma ferramenta que automatiza e concentra todas as atividades na mesma plataforma é um recurso facilitador para um workflow de sucesso. 

Nessa ferramenta, você poderá integrar todos os colaboradores do seu time, para acompanharem as entregas e serem notificados quando uma demanda chegar até eles. 

Outro benefício de uma ferramenta é que torna possível armazenar todo o histórico de comunicação entre os colaboradores e com os clientes, garantindo segurança e transparência a todo o processo de produção. 

Que a mLabs é uma plataforma de gerenciamento de redes sociais, você já sabe, né? (se não sabe, corre para conferir nosso texto sobre a plataforma). 

Para tornar tudo ainda mais fácil e dinâmico, a mLabs conta com uma função para organizar e acompanhar o seu workflow. 

É possível fazer diferentes combinações possíveis, cadastrar toda a sua equipe e concentrar todas as atividades por dentro da plataforma e muito mais. 

Com um workflow bem elaborado, a mLabs consegue oferecer o máximo de qualidade para a sua gestão das redes sociais — tornando o seu trabalho mais estratégico. 

Nós preparamos um conteúdo bem explicadinho para você entender em detalhes como funciona o workflow da mLabs, clique para conferir!