Sabe quando você passa horas pensando no melhor copy, abordagem, uma imagem incrível para um post de redes sociais e… o cliente reprova porque não era bem o que o briefing pedia?
Ou pior, quando você perde uma data comemorativa superimportante para o segmento do cliente e não tem mais volta?
Pois é, chega a dar tristeza…
Mas ter um fluxo de trabalho bem delimitado e organizado, pode reduzir esses problemas.
O workflow mLabs foi pensado exatamente para minimizar esses cenários e, potencializar as chances de aprovação e sucesso do seu trabalho.
Entenda agora como dar adeus aos problemas na comunicação, expectativas não atendidas e falta de sintonia entre o seu time por meio do Workflow!
O que é o workflow?
Workflow ou fluxo de trabalho é o nome que se dá para a organização de uma série de etapas que sequenciais que são definidas para a conclusão de um projeto.
Na gestão de redes sociais feita por agências, predefinir um fluxo é essencial, pois normalmente envolve-se diferentes profissionais no projeto como: social media, designer, atendimento, mídia e o próprio cliente.
Mas existem casos, onde uma única pessoa é responsável por todas as etapas de um gerenciamento de redes sociais. Já pensou? Quem já viveu sabe. 🫠
É o que chamamos de “eugências”, e são casos em que se faz ainda mais necessário a priorização de um fluxo de trabalho bem delimitado e documentado.
Qual é a importância do Workflow na gestão de redes sociais?
Como já falamos, a gestão de redes sociais envolve algumas etapas importantes. No caso da produção de um conteúdo para rede social, basicamente são necessários os seguintes passos:
- elaboração do briefing;
- produção do copywriting da arte e da legenda;
- definição de hashtags;
- criação da peça gráfica da publicação;
- aprovação do conteúdo;
- agendamento do post.
Em cada uma dessas etapas é necessário garantir que o profissional responsável compreenda os objetivos do post, como impactar a persona, os prazos e ajustes.
Além disso, é importante documentar todas as mensagens trocadas — por e-mail ou Whatsapp —, inclusive aquelas que “passam batidas” pelo cliente.
Elas são preciosas para diminuir os riscos de problemas na comunicação e insatisfação futura do cliente. Além de garantir que o gerenciamento de redes sociais seja mais eficiente e esteja claro para todos os envolvidos.
No workflow da mLabs você pode centralizar todas essas tarefas importantes, com funções para criação de demandas e histórico de todo o andamento do processo.
Como usar o workflow mLabs?
O workflow da mLabs foi pensado para facilitar a entrega, garantir produtividade, economia de tempo e mais inteligência para os processos.
Entenda como começar a utilizar todo esse potencial no seu dia a dia!
Cadastre o seu time na plataforma
Para fazer o seu fluxo de trabalho corretinho dentro da plataforma, o primeiro passo é registrar toda a sua equipe.
É só você clicar no símbolo de engrenagem no canto superior direito e selecionar a opção “Conta”.
Quando você abrir a “Configurações de Conta”, vá até “Funções Administrativas”.
Para adicionar membros do seu time clique na aba “Funções Administrativas”, que é subdividida em “Gerenciar Usuários” e “Gerenciar” Permissões”.
Dentro do “Gerenciar Usuários” você confere a lista de profissionais que estão registrados na plataforma, com suas respectivas funções.
Para adicionar, basta clicar no botão “Adicionar Novo”. Em seguida, uma aba aparecerá e você informará o nome e o e-mail da pessoa que será adicionada ao seu time.
A aprovação do novo membro é concluída assim que ela entrar no e-mail e aceitar o convite realizado.
Crie as funções administrativas
Depois que você adicionou o seu time na plataforma, é momento de criar as funções para cada um dos profissionais.
A função vai permitir que a pessoa edite ou só visualize o conteúdo, monitore algum canal específico. Enfim, a gestão pode determinar todos os acessos e permissões que cada membro do time vai ter.
Dá para “brincar” com vários formatos, todas as funções são 100% personalizadas.
É bem simples, só acessar o “Gerenciar Permissões” e, em seguida, “Adicionar novo”.
Para deixar o workflow ainda mais a sua cara — e do seu time —, você escolher o nome e as atribuições possíveis para cada uma das funções.
Por exemplo, um analista na empresa é responsável só por gerar os relatórios das redes sociais, em poucos cliques a gestão dá a permissão necessária e faz um cargo de “analista” na plataforma.
Ao clicar em “adicionar novo”, uma aba aparece e nela você seleciona os acessos permitidos para a nova função.
Pronto!
Agora você já tem funções feitas, agora é só atribuí-las para cada membro do seu time já cadastrado na plataforma.
Faça uma nova demanda
Agora sim estamos prontos para ir até o workflow da mLabs! Essa função está na parte superior, no menu principal da plataforma.
Ao clicar em “Workflow”, você será redirecionado para uma página com um grande botão escrito “Adicionar demanda”. É neste botão que você clicará para adicionar um novo fluxo de trabalho.
O primeiro passo para ter uma nova demanda dentro da plataforma é a elaboração do briefing.
Esse briefing tem informações como: o perfil do cliente, o canal que será publicado — Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, etc. — o nome da tarefa, o prazo da entrega final, um resumo com orientação do que deverá ser feito e a equipe de trabalho.
Para conseguir criar uma demanda, o briefing tem que estar completinho. Caso contrário, você não poderá incluir um novo fluxo de trabalho.
Acompanhe o desenvolvimento da demanda
Oba! Conseguimos criar a nossa demanda e ela já aparece na aba do Workflow.
O primeiro item do fluxo de trabalho aparece com um “check” verde, sinalizando que a etapa de “Brienfing” está concluída e as próximas etapas estão sobre aguardo.
O fluxo de trabalho acontece de forma sequencial, ou seja, não é possível adicionar uma arte antes de ter o copy feito. Cada coisa no seu tempo, ok?
Assim, a plataforma garante que todas as etapas serão cumpridas e a produção final será concluída da melhor maneira possível.
Texto
Ao clicar no botão “+” acima do texto, abrirá a opção de adicionar o conteúdo que acompanhará a arte da publicação.
Há dois blocos de notas: o primeiro é para incluir o conteúdo (em até 200 caracteres), já o segundo é para adicionar qualquer link que acompanhará o copy na produção final.
Depois de adicionar o copy e o link, o profissional responsável poderá finalizar a tarefa.
Na sequência, uma aba aparecerá na tela com uma prévia do conteúdo e três opções: cancelar, salvar como rascunho ou enviar para aprovação.
Ao clicar em “enviar para aprovação”, o gestor receberá um e-mail informando que a tarefa foi concluída e disponível para um pedido de ajuste ou aprovação.
Se aprovada, a tarefa seguirá o fluxo para a próxima etapa: o criativo.
Criativo
Copy aprovado, o profissional do criativo recebe um e-mail dizendo que a demanda está disponível. Hora de trabalhar!
Com as informações do briefing e do copy, a pessoa desenvolve a arte que será publicada. Na plataforma, ela faz o “upload” do arquivo.
Para deixar tudo ainda mais fácil, a plataforma gera uma prévia da visualização final com a legenda e a arte.
Assim como na função de copy, ao clicar em “Salvar”, aparecerão três opções para o profissional: cancelar, salvar como rascunho ou enviar para aprovação.
Clicando em “enviar para aprovação”, a tarefa chega para a gestão ou cliente. Daí é rezar para ser aprovado sem ajuste!
Faça os ajustes necessários
Eu sei, eu sei… você pode não gostar de pedidos de ajustes. Mas eles são fundamentais para que tudo fique bem alinhado com a estratégia!
No workflow da mLabs esses pedidos são muito fáceis de serem feitos, inclusive, podem acontecer em qualquer etapa do fluxo.
Quando a gestão achar que precisa de uma mudança, é só pedir o ajuste e escrever o que precisa ser alterado.
A mensagem chegará direto no profissional responsável pela tarefa e ser refeito. Simples, rápido e com menos chance de chegar aquela mensagem bem no fim do expediente pedindo para mudar tudo.
Agende a publicação no calendário
Tudo aprovado, festa, comemoração, alegria!! E, o momento de fazer a etapa final: o agendamento do post!
Essa etapa só fica liberada após o cliente conferir se está tudo ok. Assim fica fácil deixá-lo satisfeito, né?
Com a prévia da publicação, basta selecionar a data e o horário que o conteúdo será publicado nas redes sociais escolhidas lá na etapa de briefing.
Ao clicar em “agendar”, a tarefa fica salva e pronto. Estará no seu calendário editorial!
O que acontece quando finaliza uma demanda no workflow da mLabs?
Como vimos, uma demanda dentro do fluxo de trabalho dentro da plataforma da mLabs envolve diferentes etapas.
Quando todas estão finalizadas, as informações e todo o histórico ficam salvas. Você pode ver todas as mensagens trocadas dentro da plataforma: os pedidos de ajustes, a data que a tarefa chegou para determinado profissional, o que foi pedido para ajustar, etc.
Sabe quando você fala que o cliente disse “x” e ele fala que apontou “y”?
Pois é, esse é o fim do dilema. Com todas as informações armazenadas o trabalho fica mais transparente e é possível mostrar todos os caminhos e alterações que foram necessários.
Inclusive se houve atraso ou não em alguma etapa do fluxo de trabalho.
Quais as vantagens neste fluxo de aprovação?
O tamanho dos times de profissionais responsáveis pela estratégia de marketing digital pode ser beeeeem variável, né?
Enquanto algumas agências contam com até mais de 10 profissionais, existem “eugências” que prestam o serviço completo para os clientes.
Mas tanto em grandes equipes, como em trabalhos individuais, a desorganização é um grande fator prejudicial. O workflow, portanto, garante vantagens como:
- organização das ações de marketing;
- tempo de trabalho otimizado;
- agilidade e facilidade na comunicação;
- aproximação com o cliente;
- entregas mais acertadas e eficientes.
Agora que você aprendeu tudo sobre o workflow da mLabs e os benefícios que ele pode proporcionar, aproveite para fazer o teste grátis!
