Workflow mLabs: otimize o seu fluxo de trabalho sem dor de cabeça

workflow mLabs: uma mão segura um pincel grosso para escrever em um papel sobre uma lousa branca.

Sabe quando você faz aquele trabalho incrível que dá até orgulho? Você passou horas pensando no melhor copy, abordagem, uma imagem incrível e… o cliente reprovou porque não era o que estava escrito no briefing!

Pois é, meu amigo… Esse cenário dá uma tristeza no peito que faz a gente querer até desistir, mas há algumas coisas que podem ter causado esse problema e nós temos a solução! 😎

Quando o seu fluxo de trabalho não está organizado, informações são perdidas. Por isso, o produto final pode ser totalmente o oposto do que era esperado pelo seu cliente. O workflow mLabs foi pensado exatamente para minimizar esse cenários e potencializar o seu trabalho.

Chega de sofrer com problemas na comunicação, com expectativas não atendidas e falta de sintonia entre o seu time — no caso de agências. Com um fluxo de trabalho bem organizado, tudo fica mais fácil.

Banner Workflow Redes Sociais imagem de um banner convidando a pessoa para clicar e testar gratuitamente a mLabs.

O que é o workflow?

A gestão de redes sociais pode envolver um time com diferentes profissionais: social media, designer, atendimento, gestão e o próprio cliente. Todas essas pessoas estão envolvidas em diferentes etapas da produção.

Workflow — chamado de fluxo de trabalho — é a maneira de organizar uma série de etapas que precisam ser concluídas em sequência para que a entrega final seja realizada.

É possível que uma pessoa seja responsável por todas as etapas de um workflow — as famosas “eugências” nas quais você escreve, faz a arte, pinta a parede, faz a faxina, enfim, entrega tudo —, mas geralmente essa cadeia de tarefas é realizada por diferentes profissionais.

Por exemplo, no caso de uma publicação de um conteúdo em rede social, são necessárias as seguintes etapas:

  1. elaboração da ideia em um briefing;
  2. produção do copywriting da arte e da legenda;
  3. criação da peça gráfica da publicação;
  4. aprovação do conteúdo;
  5. agendamento do post.

Cada uma dessas etapas pode envolver um profissional diferente ou até mesmo o cliente — que aprova ou faz pedidos de ajustes. Esse conjunto é um exemplo de workflow para mídias sociais. Reconheceu? 😃😄

Todas as mensagens trocadas — por e-mail ou Whatsapp —, inclusive aquelas que são ignoradas pelo cliente, precisam estar guardadas. Elas são preciosas para garantir que o gerenciamento de redes sociais fique organizado.

No workflow mLabs a conversa entre todos os envolvidos na tarefa é estimulada, sendo feita de forma rápida e centralizada na plataforma, criando um histórico de todo o processo. 

Como usar o workflow mLabs? 

Uma ferramenta de gestão de redes sociais que ajuda você a controlar todo o seu fluxo de trabalho? TEMOS!

O workflow da mLabs foi pensado para facilitar a entrega, aproximando a comunicação entre todos os membros da equipe e o cliente final.

Ao longo de todo o processo é possível pedir ajustes, deixando mais fácil acertar no que era esperado pelo cliente. 

Além disso, todos os pedidos e aprovações ficam registrados, assim dá para ter certeza dos caminhos que foram indicados.

Cadastre o seu time na plataforma

Para fazer o seu fluxo de trabalho corretinho dentro da plataforma, o primeiro passo é   registrar toda a sua equipe.

É só você clicar no símbolo de engrenagem no canto superior direito e selecionar a opção “Conta”.

workflow mLabs: página principal da plataforma da mLabs com destaque para dois pontos de seleção, a opção de "conta" e a opção "funções administrativas".

Quando você abrir a “Configurações de Conta”, vá até “Funções Administrativas”. 

Para adicionar membros do seu time clique na aba “Funções Administrativas”, que é subdividida em “Gerenciar Usuários” e “Gerenciar” Permissões”.

Dentro do “Gerenciar Usuários” você confere a lista de profissionais que estão registrados na plataforma, com suas respectivas funções.

workflow mLabs: na aba de configurações de conta aparece o nome da lista de usuários membros que estão cadastrados dentro da plataforma da mLabs.

Para adicionar, basta clicar no botão “Adicionar Novo”. Em seguida, uma aba aparecerá e você informará o nome e o e-mail da pessoa que será adicionada ao seu time.

workflow mLabs: uma aba aparece sobre a tela para que você possa incluir o e-mail e o nome.

A aprovação do novo membro é concluída assim que ela entrar no e-mail e aceitar o convite realizado.

Crie as funções administrativas 

Depois que você adicionou o seu time na plataforma, é momento de criar as funções para cada um dos profissionais.

A função vai permitir que a pessoa edite ou só visualize o conteúdo, monitore algum canal específico. Enfim, a gestão pode determinar todos os acessos e permissões que cada membro do time vai ter.

Dá para “brincar” com vários formatos, todas as funções são 100% personalizadas. 

É bem simples, só acessar o “Gerenciar Permissões” e, em seguida, “Adicionar novo”.

workflow mLabs: tela da plataforma da mLabs dois retângulos vermelhos destacam as opções "Gerenciar permissões" e "Adicionar Novos"

Para deixar o workflow ainda mais a sua cara — e do seu time —, você escolher o nome e as atribuições possíveis para cada uma das funções. 

Por exemplo, um analista na empresa é responsável só por gerar os relatórios das redes sociais, em poucos cliques a gestão dá a permissão necessária e faz um cargo de “analista” na plataforma.

Ao clicar em “adicionar novo”, uma aba aparece e nela você seleciona os acessos permitidos para a nova função.

workflow mLabs: tela da plataforma da mLabs na qual você pode definir as permissões e o nome da função a ser atribuída para algum membro do time.

Pronto!

Agora você já tem funções feitas, agora é só atribuí-las para cada membro do seu time já cadastrado na plataforma.

banner publicitário sobre geração de relatórios dashgoo by mLabs

Faça uma nova demanda

Agora sim estamos prontos para ir até o workflow da mLabs! Essa função está na parte superior, no menu principal da plataforma.

Ao clicar em “Workflow”, você será redirecionado para uma página com um grande botão escrito “Adicionar demanda”. É neste botão que você clicará para adicionar um novo fluxo de trabalho.

workflow mLabs: Duas opções estão em destaques nessa tela, a opção da aba "Workflow" e o botão "adicionar novo".

O primeiro passo para ter uma nova demanda dentro da plataforma é a elaboração do briefing. 

Esse briefing tem informações como: o perfil do cliente, o canal que será publicado — Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, etc. — o nome da tarefa, o prazo da entrega final, um resumo com orientação do que deverá ser feito e a equipe de trabalho. 

workflow mLabs: tela do briefing da plataforma do mLabs, no qual você adiciona as informações necessárias para gerar a demanda de trabalho.

Para conseguir criar uma demanda, o briefing tem que estar completinho. Caso contrário, você não poderá incluir um novo fluxo de trabalho.  

Acompanhe o desenvolvimento da demanda 

Oba! Conseguimos criar a nossa demanda e ela já aparece na aba do Workflow. 

O primeiro item do fluxo de trabalho aparece com um “check” verde, sinalizando que a etapa de “Brienfing” está concluída e as próximas etapas estão sobre aguardo.

workflow mLabs: tela da plataforma da mLabs da parte do Workflow mostrando as etapas a serem feitas ainda no fluxo de trabalho e o que está concluído.

O fluxo de trabalho acontece de forma sequencial, ou seja, não é possível adicionar uma arte antes de ter o copy feito. Cada coisa no seu tempo, ok? 

Assim, a plataforma garante que todas as etapas serão cumpridas e a produção final será concluída da melhor maneira possível.

Texto

Ao clicar no botão “+” acima do texto, abrirá a opção de adicionar o conteúdo que acompanhará a arte da publicação.

Há dois blocos de notas: o primeiro é para incluir o conteúdo (em até 200 caracteres), já o segundo é para adicionar qualquer link que acompanhará o copy na produção final.

Depois de adicionar o copy e o link, o profissional responsável poderá finalizar a tarefa. 

Na sequência, uma aba aparecerá na tela com uma prévia do conteúdo e três opções: cancelar, salvar como rascunho ou enviar para aprovação.

workflow mLabs: tela da plataforma da mLabs que mostra a etapa de encaminhar a produção textual para o cliente a fim de aprovação.

Ao clicar em “enviar para aprovação”, o gestor receberá um e-mail informando que a tarefa foi concluída e disponível para um pedido de ajuste ou aprovação.

Se aprovada, a tarefa seguirá o fluxo para a próxima etapa: o criativo. 

Criativo

Copy aprovado, o profissional do criativo recebe um e-mail dizendo que a demanda está disponível. Hora de trabalhar!

Com as informações do briefing e do copy, a pessoa desenvolve a arte que será publicada. Na plataforma, ela faz o “upload” do arquivo.

Para deixar tudo ainda mais fácil, a plataforma gera uma prévia da visualização final com a legenda e a arte.

workflow mLabs: tela da plataforma da mLabs mostrando duas divisões, a do lado esquerdo indica para subir o arquivo da imagem, no lado direito há uma prévia da produção final com a arte e o conteúdo.

Assim como na função de copy, ao clicar em “Salvar”, aparecerão três opções para o profissional: cancelar, salvar como rascunho ou enviar para aprovação.

Clicando em “enviar para aprovação”, a tarefa chega para a gestão ou cliente. Daí é rezar para ser aprovado sem ajuste!

Faça os ajustes necessários

Eu sei, eu sei… você pode não gostar de pedidos de ajustes. Mas eles são fundamentais para que tudo fique bem alinhado com a estratégia!

No workflow da mLabs esses pedidos são muito fáceis de serem feitos, inclusive, podem acontecer em qualquer etapa do fluxo.

Quando a gestão achar que precisa de uma mudança, é só pedir o ajuste e escrever o que precisa ser alterado.

A mensagem chegará direto no profissional responsável pela tarefa e ser refeito. Simples, rápido e com menos chance de chegar aquela mensagem bem no fim do expediente pedindo para mudar tudo.

Agende a publicação no calendário

Tudo aprovado, festa, comemoração, alegria!! E, o momento de fazer a etapa final: o agendamento do post

Essa etapa só fica liberada após o cliente conferir se está tudo ok. Assim fica fácil deixá-lo satisfeito, né?

workflow mLabs: nesta tela a produção aparece finalizada e pronta para ser agendada, basta escolher o horário e o dia da publicação.

Com a prévia da publicação, basta selecionar a data e o horário que o conteúdo será publicado nas redes sociais escolhidas lá na etapa de briefing.

Ao clicar em “agendar”, a tarefa fica salva e pronto. Estará no seu calendário editorial!

O que acontece quando finaliza uma demanda no workflow da mLabs? 

Como vimos, uma demanda dentro do fluxo de trabalho dentro da plataforma da mLabs envolve diferentes etapas.

Quando todas estão finalizadas, as informações e todo o histórico ficam salvas. Você pode ver todas as mensagens trocadas dentro da plataforma: os pedidos de ajustes, a data que a tarefa chegou para determinado profissional, o que foi pedido para ajustar, etc.

Sabe quando você fala que o cliente disse “x” e ele fala que apontou “y”? 

Pois é, esse é o fim do dilema. Com todas as informações armazenadas o trabalho fica mais transparente e é possível mostrar todos os caminhos e alterações que foram necessários.

Inclusive se houve atraso ou não em alguma etapa do fluxo de trabalho.

Quais as vantagens neste fluxo de aprovação?

O tamanho dos times de profissionais responsáveis pela estratégia de marketing digital pode ser beeeeem variável, né? 

Enquanto algumas agências contam com até mais de 10 profissionais, existem “eugências” que prestam o serviço completo para os clientes.

Mas tanto em grandes equipes, como em trabalhos individuais, a desorganização é um grande fator prejudicial. O workflow, portanto, garante vantagens como:

  1. organização das ações de marketing;
  2. tempo de trabalho otimizado;
  3. agilidade e facilidade na comunicação;
  4. aproximação com o cliente;
  5. entregas mais acertadas e eficientes.

Agora que você aprendeu tudo sobre o workflow da mLabs e os benefícios que ele pode proporcionar, aproveite para fazer o teste grátis!

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