Beep-beep! Como acelerar (e automatizar) a aprovação de posts nas redes sociais?

Quantas trocas de mensagens você precisa para aprovar a publicação de um conteúdo nas redes sociais? 3, 4, talvez até mais? A realidade é que você não precisa de nenhuma. 

Os e-mails extras na caixa de entrada e os prints perdidos do WhatsApp são sinais de um processo falho, que atrasa o calendário editorial, aumenta o risco de erros e ainda consome tempo precioso da sua equipe.

Grande parte dos profissionais que trabalha com redes sociais ainda lida com um processo improvisado de aprovação de posts, confiando na boa vontade de quem precisa revisar e na sorte de que nada saia errado.

Mas a verdade é que não faz sentido manter a aprovação de posts como um gargalo. Hoje já existem “hacks” para agilizar esse processo, mesmo em equipes grandes.

E se você quer descobrir como fazer isso na prática, siga lendo porque aqui você vai entender tudo que precisa para agilizar a aprovação de posts!

A aprovação de posts nas redes sociais é um processo de validação que acontece antes da publicação de qualquer conteúdo em um perfil ou página oficial. Esse fluxo envolve tanto os membros da equipe quanto clientes de social media.

O processo é mais do que apertar um botão: depende de camadas de validação que vão depender da estrutura, do volume de trabalho e até da sensibilidade do conteúdo.

A aprovação de posts funciona como um mecanismo de governança interna: o conteúdo produzido por redatores, designers ou social media precisa ser analisado e aprovado por outras pessoas para reduzir a chance de erros.

O fluxo costuma envolver múltiplos níveis: social media e redatores criam, designers finalizam, coordenadores de marketing revisam, gestores e clientes aprovam. Em alguns casos, até o setor jurídico avalia conteúdos sensíveis.

Se você olhar para o esquema abaixo, vai perceber que o processo é quase autoexplicativo:

Embora essencial para garantir qualidade e consistência, esse fluxo costuma ser demorado. Mas, para quem trabalha com social media, o tempo é um fator crítico, e qualquer atraso pode comprometer a execução do calendário editorial. 

Segundo uma pesquisa da Planable, 45% dos profissionais de marketing perdem em média 5,4 dias por mês apenas no processo de criação e aprovação de mais de cinco conteúdos semanais. 

A saída mais comum para reduzir essa “morosidade” no processo de aprovação de posts é incorporar automações e não depender de um fluxo 100% manual.

A ferramenta de aprovação de posts é uma plataforma que organiza todas as etapas do processo de validação de conteúdos antes de irem ao ar nas redes sociais. Ela funciona como um workflow colaborativo em que diferentes membros de uma mesma equipe participam da revisão e da aprovação de cada publicação.

A ideia de usar uma plataforma como essa é não depender de trocas dispersas por e-mail ou mensagens soltas. Todo o processo acontece dentro de um ambiente centralizado, que reúne desde a criação da peça até os comentários, ajustes e aprovação final.

Muitas plataformas oferecem controle de permissões para definir:

• Quem pode editar;
• Quem só pode comentar;
• Quem tem autoridade final para liberar a publicação. 

Nas melhores soluções, a aprovação de posts é apenas uma das funcionalidades de um ecossistema completo para a gestão de mídias sociais. 

Ou seja, na mesma plataforma, você também pode usar recursos de agendamento automático de posts em vários perfis de redes sociais, relatórios de métricas avançados, acompanhamento de interações e até monitoramento de concorrentes. 

Uma vez que o conteúdo recebe o “sinal verde” final do workflow, a própria ferramenta já permite programar a publicação para as redes sociais conectadas.

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Diferentes perfis de empresas e profissionais encontram nessa prática um apoio para a rotina de publicações:

20% das agências de marketing relatam que a “restrições de tempo” é o maior desafio operacional da rotina, segundo um levantamento com mais de 120 agências. Entre os principais problemas, estão: atrasos em aprovações, feedbacks demorados e ajustes de última hora que impactam o calendário editorial.

Os freelancers de social media atuam como “exércitos de uma pessoa só”, acumulando funções de criador, gestor e estrategista. Sem um fluxo de aprovação, ficam expostos a retrabalhos, erros e até mal-entendidos com clientes. 

Dentro das empresas, as equipes internas de marketing precisam alinhar diferentes áreas e interesses em torno da comunicação oficial da marca. 

O problema é que quanto maior a empresa, mais instâncias de aprovação costumam existir. A aprovação formal, feita em plataformas de workflow, ajuda a centralizar comentários, registrar histórico e reduzir a burocracia. 

Franquias precisam equilibrar a autonomia dos franqueados e a padronização da marca. Isso torna a aprovação de posts indispensável. 

Uma pesquisa mostrou que 92% dos franqueados querem que a franqueadora acompanhe suas publicações nas redes sociais, justamente para evitar desvios de identidade e proteger a reputação da marca-mãe. 

Os criadores produzem em alta frequência e precisam manter coerência em voz, identidade visual e narrativa. Sem um processo de aprovação, o risco de incoerências ou falhas aumenta, especialmente quando há colaborações com marcas ou parceiros comerciais. 

Os influenciadores digitais precisam de um fluxo de aprovação porque grande parte de sua receita está vinculada a parcerias comerciais e conteúdos patrocinados. 

Nesses casos, não basta apenas criar e publicar: é necessário alinhar mensagens com as marcas contratantes, seguir diretrizes de comunicação, respeitar cláusulas contratuais e, muitas vezes, atender a exigências legais como a sinalização de publicidade paga.

Vai montar seu fluxo de aprovação? Antes de propor qualquer processo, é preciso alinhar quem faz o quê, em quanto tempo e com quais responsabilidades. 

Um processo de aprovação precisa estabelecer quem cria, quem revisa e quem aprova cada tipo de conteúdo. Configure esses papéis diretamente na plataforma, de modo que cada notificação seja enviada automaticamente ao responsável certo. 

Posts rotineiros não precisam passar pelo mesmo rigor que campanhas institucionais. Configure fluxos distintos: um rápido para publicações de baixo risco e outro mais longo para conteúdos estratégicos, com etapas extras como revisão jurídica ou de compliance. 

Evite trocas dispersas de e-mails e mensagens. Use a funcionalidade de comentários contextuais da plataforma, que permite inserir feedback diretamente no conteúdo. 

Ative a funcionalidade de versionamento dentro do sistema. Cada edição deve gerar um registro com data, autor e alterações feitas. Esse controle garante rastreabilidade, evita perda de informações e assegura que a versão final publicada seja a que foi aprovada.

Automatize lembretes de aprovação. Defina deadlines na plataforma para que, caso alguém não aprove em determinado tempo, o sistema envie alertas automáticos. 

Elimine o retrabalho de copiar legendas e arquivos para outro sistema. Configure o fluxo para que, assim que o post for aprovado, ele já esteja pronto para ser agendado dentro da mesma plataforma.

Use relatórios para acompanhar tempo médio de aprovação, número de revisões por post e taxa de rejeição. Esses e outros indicadores ajudam a identificar gargalos e otimizar continuamente o workflow.

Talvez você precise incluir um fluxo de aprovação em uma equipe que já tem uma rotina estabelecida. Sim, isso pode parecer um choque no começo, mas a verdade é que dá para encaixar a aprovação sem travar o que já funciona:

Antes de qualquer alteração, observe como os posts são criados, revisados e publicados. É nesse mapeamento que você descobrirá os momentos certos para inserir a aprovação, podendo ser logo após a criação ou imediatamente antes da publicação.

Nem todo post exige o mesmo nível de intervenção. Alguns só precisam do aval do gestor de marketing; outros com maior sensibilidade (como institucionais ou ligados ao compliance) podem exigir revisões múltiplas. 

O poder da aprovação bem integrada vem com uma plataforma que permita configurar, automatizar e acompanhar o fluxo de uma só vez. Ferramentas dedicadas oferecem:

• Notificações e prazos automáticos;
• Comentários diretamente sobre o conteúdo (in-context feedback);
• Controle de versões e histórico de aprovações
• Integração com agendamento e publicação direta

A reduz erros, melhora controle de qualidade e protege a reputação da marca conforme você escala seus esforços em redes sociais

A mLabs oferece um workflow completo e fácil de usar, seja você um social media experiente ou alguém que está apenas começando a gerenciar redes sociais. 

Os usuários podem criar etapas personalizadas para o processo de aprovação. Por exemplo, o caminho de um post pode ser acompanhado assim: 

Rascunho → Conteúdo → Aprovação interna → Aprovação do cliente → Ajustes → Aguardando agendamento → Concluídas.

E o melhor é que esse workflow está dentro da mesma plataforma que concentra todas as funcionalidades necessárias para gerenciar redes sociais de ponta a ponta. 

Na mLabs, além da aprovação de posts, você pode:

• Agendar conteúdos em diferentes canais como Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube e Google Meu Negócio;
• Visualizar tudo em um calendário editorial intuitivo; acompanhar relatórios completos e personalizáveis; analisar concorrentes; 
• Criar legendas com inteligência artificial; 
• Impulsionar posts; 
• Integrar com o Canva para criação de artes; 
• Gerenciar interações no Inbox social.

A mLabs é a plataforma líder em gestão de mídias sociais no Brasil e já é utilizada por mais de 150 mil agências, empresas e franquias em toda a América Latina, que confiam na solução para organizar sua comunicação digital e escalar resultados.

Gostou de conhecer as dicas para tornar a aprovação de posts mais ágil? A verdade é que nada substitui a praticidade de ter todo o fluxo organizado em uma ferramenta que centraliza criação, revisão, aprovação e publicação. 

Pegue aqui o seu teste grátis da mLabs! Seu calendário editorial nunca mais será o mesmo.