Nos dias atuais, em que todos os profissionais de uma agência de publicidade possuem muitas funções e um dia a dia corrido, saber como organizar o local de trabalho é fundamental. Um dos grandes problemas que influenciam diretamente na produtividade é a falta de organização.

Em um espaço organizado, as atividades fluem melhor. O que é essencial para o cumprimento de prazos geralmente apertados.

Para que você tenha uma rotina mais tranquila, preparamos 5 dicas valiosas sobre como organizar o ambiente de trabalho em agências de publicidade.

Ficou curioso? Então continue a leitura e confira!

1. Mantenha o ambiente sempre organizado

Um local de trabalho organizado faz com que as pessoas se sintam bem e passa uma imagem positiva. Quando você organiza, percebe que pequenas mudanças podem causar grandes transformações.

Estima-se que uma pessoa gasta cerca de 40 minutos por dia localizando informações. Isso é muito tempo perdido! Organize os documentos em pastas separadas por categoria ou em ordem alfabética. Jogue fora tudo o que é desnecessário.

2. Desenvolva uma metodologia para organizar os jobs

São muitos jobs e obrigações que precisam ser resolvidos rapidamente e, ao mesmo tempo, por vários profissionais. A criação de um anúncio envolve, no mínimo, três pessoas em seu desenvolvimento: o responsável pelo atendimento, o redator e o diretor de arte.

A fim de evitar que as informações se percam, use uma metodologia que ajude a organizar o trabalho. Você pode utilizar softwares de gestão ou até mesmo planilhas no Excel, para que todos possam compartilhar dados.

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3. Automatize os processos

Em um mundo cada vez mais digital, é comum que algumas tarefas sejam automatizadas, para que se ganhe tempo e se consiga melhores resultados. Nesse caso, você pode utilizar diversos aplicativos e softwares disponíveis no mercado.

As agências que oferecem aos clientes o serviço de gestão de redes sociais, por exemplo, podem contratar uma ferramenta para agendar a publicação de posts em mídias como Facebook, Instagram, Linkedin, Pinterest, Twitter e YouTube, entre outros.

4. Tenha uma checklist de tarefas

Uma forma simples de fazer o acompanhamento dessas demandas é por meio da gestão de tarefas que uma checklist oferece. Esse controle deixa o trabalho mais ágil, evita a refação e até o esquecimento do que precisa ser feito.

Defina quais são os projetos prioritários e descreva as atividades que precisam ser desenvolvidas, os responsáveis por cada uma delas e seus respectivos prazos. Faça esse planejamento de forma objetiva e clara, para que todos compreendam e saibam exatamente o que devem fazer.

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5. Mantenha uma agenda de reuniões

É importante definir um horário do dia ou da semana, de acordo com a demanda, para reuniões dos membros da equipe. Elabore uma agenda e envie para todos, com uma antecedência razoável.

Peça que estejam preparados para discutir os temas da agenda. Isso dá a todos a oportunidade de se expressar adequadamente e reduz a perda de tempo.

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