Workflow para mídias sociais: o que é e como otimizar o trabalho?

Trabalhar com mídias sociais não é fácil. Criar conteúdos, postar, monitorar e estruturar uma estratégia leva tempo e, em alguns casos, pode envolver mais do que uma pessoa. Quem trabalha em agências sabe bem do que estamos falando. Muitas vezes, o próprio cliente está envolvido no processo e, claro, é preciso estruturar um fluxo de trabalho para que as coisas fluam. E, é por isso que ter um workflow para mídias sociais é tão importante.

Independente do uso de ferramentas para gestão de redes sociais, ter um workflow bem definido é fundamental para orientar toda a equipe envolvida e, claro, documentar as responsabilidades, prazos e entregas de cada um.

Mas, afinal, como organizar tudo isso? Vale a pena investir em uma ferramenta para gerenciar o fluxo de criação e aprovação de posts?

Como diria o Chapolin Colorado, “não priemos cânico!”. Neste post, você entenderá as principais vantagens de ter um workflow para mídias sociais e como estruturar o seu. Sigam-me os bons!

Workflow, em uma tradução literal, quer dizer “fluxo de trabalho”.

É um processo – que pode contar ou não com uma ferramenta de apoio – que facilita e estrutura a sequencia de tarefas de uma atividade recorrente. No caso do workflow para mídias sociais,  seria o fluxo de trabalho para mídias sociais.

Mas, existem inúmeros fluxos de trabalho em diferentes áreas.

Em uma fazenda, por exemplo, podemos reparar um workflow. Uma pessoa é responsável por plantar o milho. Outra por arar. Uma terceira fertiliza a região. Daí em diante, outros processos, como colher, filtrar, vender… Cada uma das atividades depende de um responsável.

Em agências digitais, as coisas funcionam um pouco diferente, mas também dependem de processos. Redatores, analistas, designers, gestores e clientes precisam agir e dialogar entre si de maneira rápida e eficiente. Essa eficiência é o que torna o trabalho escalável e, claro, garante uma harmonia dentro do time.

É exatamente essa a razão para utilizar um workflow para mídias sociais. Ganha-se em agilidade e são minimizados os erros. Ou seja, da criação à publicação, a jornada de cada post é completada sem desvios.

O redator redige o post. Depois, envia um e-mail para o designer solicitando uma arte. Depois de inserida a imagem, o designer responde ao redator, que, por sua vez, envia para o diretor de mídias sociais da agência. Ele não gosta do resultado e responde ao diretor pedindo uma alteração ao criador do post. O mesmo devolve o e-mail pro redator e pro designer, que recomeçam o trabalho até a hora de, finalmente, enviar uma nova versão, por e-mail. Ufa!

Se essa cena soa como um filme de terror para você, saiba que o Freddy Krueger nem entrou no jogo ainda. O cliente ainda precisa revisar e solicitar ajustes — tudo isso por meio de e-mails que podem demorar horas (ou dias) para serem lidos. E, lembre-se: estamos tratando de um único post.

Antes que você desista da carreira, saiba que, para todo mal, existe um remédio. Nesse caso, são as ferramentas de gestão, que estão para o social media assim como a aspirina está para a dor de cabeça.

Essa solução transforma processos lentos e complexos em pequenas ações que podem ser realizadas com um clique. Quer saber mais sobre como elas funcionam? Então, acompanhe as palavras a seguir!

Em uma plataforma de gerenciamento de redes sociais que possui workflow, você pode convidar todos os integrantes da equipe, incluindo o cliente, para o fluxo. 

Pela mLabs é possível adicionar usuários e configurar diferentes tipos de autorização. Vamos te mostrar quais são elas: 

Você pode selecionar e gerenciar o acesso da equipe de criação, ou seja, os usuários responsáveis por adicionar texto e imagem nas demandas. Também é possível solicitar atividades para redatores, designers e clientes. À medida que cada um cumpre com suas entregas, o próximo envolvido no projeto é notificado e todas as ações ficam salvas na plataforma. 

Você pode selecionar até 2 aprovadores internos, que são os usuários da equipe que aprovam a demanda internamente; 

Além disso, ainda é possível selecionar até 2 clientes (Aprovadores Externos), que são os usuários responsáveis por aprovar a demanda externamente, por exemplo, clientes.  

É o fim do disse me disse do e-mail, onde o cliente diz que pediu, o redator jura que não pediu e o designer entendeu outra coisa. No workflow, todas as solicitações, briefings de posts e pedidos de ajustes ficam salvas em um só lugar! 

Uma ferramenta de workflow para mídias sociais facilita a execução de cada uma das tarefas individuais.

Ela automatiza todas as fases do processo. Por exemplo, logo após o gestor aprovar o post criado pela equipe, a plataforma envia para o cliente. Nesse caso, ele será notificado por e-mail e poderá solicitar ajustes tanto no texto quanto na imagem com apenas um clique, especificando as modificações que deseja.

Agora, se ele gostar da postagem, com apenas um clique, ela pode ser agendada e publicada em suas redes sociais.

Agências digitais costumam ter muitos clientes. Imagine o quão trabalhoso é dividir cada um dos clientes em pastas no Windows ou plataformas em nuvens.

No caso do workflow, isso não acontece. Todos os posts ficam registrados em um mesmo lugar por ordem de publicação.

Assim, sempre que você quiser acessar um post, basta ir até a plataforma e encontrá-lo. Esqueça a divisão de dezenas de posts em ficheiros diferentes no Google Drive. Essa solução trará a comodidade necessária tanto para profissionais de mídias sociais quanto para clientes.

Como se não bastasse a sincronização de posts entre clientes e prestadores de serviços (no caso, as agências digitais), a organização é outro benefício desse tipo de ferramenta.

É possível organizar todas as demandas de cada cliente com tags que facilitem o rastreamento.

Um exemplo: imagine que você precise encontrar um post promocional entre as centenas de publicações já feitas na página de um cliente. Tarefa difícil, não é mesmo?

Por meio da ferramenta, tudo que você precisa fazer é pesquisar pela tag “promoção” e, como em um passe de mágica, ele aparecerá diante dos seus olhos na tela do computador.

Nós sabemos como clientes são exigentes. Eles precisam saber no que você está trabalhando para saberem que o dinheiro foi bem investido. O workflow para mídias sociais pode resolver qualquer desconfiança que os donos da grana tenham com relação ao seu trabalho.

Isso porque eles são notificados automaticamente sempre que um post fica pronto e demanda de aprovação. Além da agilidade, eles têm a confiança de que a agência está fazendo o seu trabalho.

Isso é complementado pelo fato de que a própria plataforma educa o cliente com relação aos processos, o que evita gastos com treinamentos, ou a necessidade de profissionais para ensinar o funcionamento da ferramenta.

Agora, que você já sabe  quanto o workflow para mídias sociais é fundamental para uma agência melhorar seu desempenho e profissionalizar seus processos. Veja como isso funciona, na prática, faça um teste grátis na mLabs!