Indicadores de produtividade: quais você deve acompanhar na agência?

Hoje, mais do que em qualquer outro tempo, os profissionais das agências de publicidade têm um grande desafio: mensurar os resultados obtidos com as diferentes estratégias e campanhas.  

Apresentar o ROI (Retorno sobre Investimento) e outros KPIs para os clientes é indispensável. Afinal, os números traduzem a performance da agência.  

Contudo, muito além dos indicadores compartilhados com os parceiros, na gestão interna, é preciso medir a capacidade produtiva do time. Somente dessa maneira é possível compreender o desempenho dos profissionais e a eficácia dos seus processos.  

Segundo dados do Censo Agências 2020, 12,6% dos gestores das agências do Brasil não avaliam a produtividade. Apenas 42% analisam a qualidade do trabalho e apenas 26,6% realizam reuniões de feedback na hora da avaliação. 

Com base nas necessidades apontadas por esses dados, apresentamos a seguir indicadores de desempenho que você deve acompanhar para a saúde e crescimento do negócio.

Existem várias boas razões para começar a medir a capacidade produtiva do time da agência.  

Os indicadores são capazes de apresentar um panorama do desempenho dos colaboradores, mostrando também lacunas nos processos, oportunidades e problemas que precisam ser gerenciados e resolvidos.  

Confira 5 boas razões para monitorar os indicadores de produtividade: 

Com acesso às métricas de produtividade, o gestor da agência de publicidade tem dados consistentes para pautar a tomada de decisão e ser mais certeiro nas iniciativas e projetos.  

É possível, por exemplo, avaliar o perfil dos profissionais, considerar possíveis mudanças na equipe, definir investimentos e até buscar novos negócios. 

Afinal, é preciso conhecer o potencial produtivo do time para saber precisamente quantos clientes a agência consegue atender com a máxima dedicação e qualidade.  

Muitas vezes, o gestor da agência sabe que existe algo errado, mas não consegue identificar o que é.  

Os indicadores de produtividade facilitam o mapeamento de problemas nos processos e na performance do time.  

Assim, é possível corrigir disfunções com rapidez, evitando falhas e reduzindo custos.  

Além disso, a agilidade conquistada permite manter a qualidade das entregas, evitando qualquer percepção negativa do cliente.  

A partir do mapeamento de problemas, tomando como base a análise das métricas de produtividade, o gestor da agência também consegue otimizar e aperfeiçoar o fluxo de processos. 

Os indicadores orientam a organização adequada das atividades, a definição da dinâmica de trabalho, bem como a seleção das tarefas prioritárias. 

Com isso, a rotina da agência ganha mais fluidez, o time passa a trabalhar com mais agilidade, o atendimento ao cliente melhora e a qualidade dos jobs também.  

A tecnologia é fundamental para essa otimização. Com a automatização dos processos de gestão de tarefas da agência, é possível aumentar o potencial produtivo do time e a eficiência operacional da empresa. 

A partir da avaliação das métricas de produtividade, o gestor também pode mapear possíveis oportunidades. Veja alguns exemplos: 

• boas práticas geram resultados positivos e podem ser replicadas; 
• alterações no fluxo de trabalho para ganho de produtividade; 
• incentivo à capacitação de profissionais; 
• avanço de colaborador destaque na carreira para novo cargo; 
• atuação da agência em um novo nicho, a partir da identificação de clientes com alta lucratividade. 

Além de estabelecer um ritmo de crescimento constante na agência, o gestor também pode incentivar o desenvolvimento profissional e o aumento de performance dos profissionais da equipe.  

Isso é possível porque os indicadores de produtividade apontam habilidades e competências que precisam ser desenvolvidas individualmente pelos colaboradores.   

Dessa maneira, além de incentivar a formação contínua de cada profissional, a agência também trabalha pela retenção de pessoas. 

As métricas de produtividade permitem que o gestor confirme se o tempo e a energia do time estão sendo canalizados de maneira correta para as demandas.  

A seguir, apresentamos o conceito de alguns dos indicadores de produtividade que você pode adotar no gerenciamento da agência. São eles:  

Nem sempre os profissionais e os gestores sabem exatamente quanto tempo a execução de cada atividade exige. A falta de conhecimento dificulta, inclusive, a precificação dos jobs. 

Com o uso de alguns recursos, como o timesheet que contabiliza o tempo dedicado pelo colaborador para cada tarefa, o gestor pode mensurar a capacidade produtiva do profissional em um dado intervalo. 

Assim, os indicadores de produtividade garantem maior precisão na estimativa do prazo de entrega, bem como na precificação dos serviços, aumentando a lucratividade da agência. 

Você sabe com qual frequência os profissionais faltam ao trabalho ou chegam atrasados?  

Conhecer a assiduidade de cada colaborador é fundamental.  Dessa maneira, você conseguirá relacionar o número de horas efetivamente trabalhadas com a carga horária mensal definida em contrato. 

Para mensurar a produtividade da equipe, o gestor deve acompanhar uma série de métricas que apontam o desempenho individual, bem como a performance do time 

Somente dessa maneira será possível compreender quais processos precisam ser aperfeiçoados e quais colaboradores necessitam de aprimoramento profissional e maior orientação.  

Tenha em mente que você deve medir os seguintes fatores:  

• receita por funcionário; 
• horas de trabalho disponíveis;  
• taxa de uso de horas de trabalho;  
• percentual de custo do funcionário pela receita bruta; 
• lucro por colaborador; 
• esforço da equipe por projeto. 

Além das métricas de produtividade já citadas, os indicadores-chave de desempenho (do inglês, Key Performance Indicators, KPIs) também são importantes porque fornecem parâmetros para o acompanhamento da produtividade  dos profissionais da agência.   

A partir da definição de metas claras, os profissionais sabem exatamente quais entregas são esperadas.  

Com isso, caso essas metas não sejam atingidas, o gestor possui um indicativo para investigar onde está o problema: na estratégia ou na performance do time. 

Avaliar os indicadores de produtividade é apenas um dos desafios de um gestor da agência.  

Existem outros tipos que também devem ser analisados de maneira criteriosa, porque contribuem para o crescimento da empresa. Veja quais são eles:  

• indicadores estratégicos: eles orientam a comparação entre o cenário do planejamento e o momento atual da agência, deixando claro se a empresa está seguindo o que foi planejado ou precisa corrigir a rota.  
• indicadores financeiros: os dados e estatísticas revelam a situação financeira da empresa, viabilizando a definição de metas e provisões orçamentárias;  

• indicadores de recursos humanos: fornecem dados sobre a performance, o engajamento, o desenvolvimento profissional e a retenção de talentos; 
• indicadores de marketing: apresentam um panorama do posicionamento da agência no mercado tanto em relação à concorrência quanto aos seus objetivos de negócio; 
• indicadores de qualidade: revelam a qualidade do serviço prestado e o nível de satisfação dos clientes. 

Por fim, vale destacar que a prática do feedback constante é indispensável para orientar os colaboradores e acompanhar a produtividade do time.  

Além disso, este tipo de abordagem incentiva o aprimoramento profissional e a manutenção do padrão de excelência nas entregas. 

Como vimos até aqui, medir e acompanhar as métricas de produtividade é a melhor maneira de assegurar que a agência está seguindo o caminho certo.  

Na gestão desses indicadores, a tecnologia é uma grande aliada, que facilita muito o planejamento, a definição de metas e o acompanhamento do desempenho da agência. 

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Esse texto foi escrito pelo Operand