Apresentação de resultados para clientes: como fazer?

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Todo mundo acha que quem é da área de comunicação fala bastante e tem um jeitinho fácil de conseguir engatar uma conversa, mas a verdade é que tem horas que a gente sua frio e trava.

A apresentação de resultados para clientes é uma dessas horas que pode deixar até os mais desinibidos meio sem jeito.

Se você está querendo se preparar melhor e passar uma boa impressão para seus clientes, veja as dicas que separamos para que a sua apresentação seja do tipo arrasa-quarteirão!

1. Avalie o seu público com cuidado

Sabemos muito bem que campanhas de comunicação precisam ser totalmente orientadas para atingir em cheio o nosso público, a nossa persona. Na hora de apresentar nossos dados a situação tem que ser a mesma: tudo bem calculado.

Por isso você precisa pensar friamente para quem apresentará o trabalho que foi desenvolvido. Avalie qual o melhor tipo de formato do relatório, qual o design mais adequado, como vai ser a sua fala, postura e até mesmo suas roupas.

Normalmente, como as apresentações de resultados são feitas para o time do alto escalão do cliente, é normal haver pessoas que não conhecemos direito ou não temos muita intimidade. Por isso, é bom maneirar nas brincadeiras e não forçar a intimidade.

Se, por outro lado, o pessoal estiver mais à vontade, siga também no fluxo, mas tome cuidado para não exagerar nas piadinhas. Deixe os excessos para o cliente.

2. Estabeleça um vínculo

Uma apresentação de resultados sucesso acontece quando você tem uma boa interação com seu público. Para conseguir isso, você precisa fazer com que este pessoal preste atenção em você e que reaja aos seus estímulos.

Nessa hora funciona bem tecer comentários chamando as pessoas pelo nome e até algumas perguntas bem diretas e simples para que elas respondam, mas sem que fiquem desconfortáveis ou acabem gastando o seu tempo.

Como, provavelmente, a sua apresentação deve ser feita para um grupo bem pequeno de pessoas, monitorar a reação de cada uma fica moleza. Veja quem está preocupado com o celular, quem fica olhando para teto e quem realmente está prestando atenção ao que você fala.

O ideal é que você consiga manter um bom nível de concentração de todos no assunto que está tratando.

3. Faça uma apresentação curta

A gente sabe que você deu um duro danado até chegar nesse momento e a vontade que dá é sair colocando tudo na sua apresentação de resultados: um monte de prints de telas, fotos, gráficos, textos, depoimentos, mais fotos e por aí vai.

Nesta hora você precisa parar, respirar fundo e relaxar. Tem que saber praticar a objetividade.

Se você quiser falar de alguns assuntos, não há necessidade de colocar todos os modelos, exemplos e informações de cada um (a não ser que sejam extremamente necessários). Coloque o que realmente é necessário para passar a ideia e pronto.

Lembre-se que você está usando o tempo do seu cliente e ele não vai ficar muito satisfeito de ter que sentar e escutar você falando um monte no ouvido dele.

4. Trace um relatório simples e objetivo

Se o seu cliente soubesse fazer tudo que você faz (sim, gestão de redes sociais também!) ele talvez não precisaria de você. Então coloque na sua cabeça que algumas informações de cunho mais técnico o cliente não deve conseguir entender direito.

É de bom tom mostrar tais informações de maneira mais leve, ou apenas mencioná-las, com o intuito de mostrar que você realmente entende do que está falando. Mas ainda assim, é bom ir com calma. Não complique demais!

Se relatório tem que ser direto, fácil de entender e pronto. Pense que talvez, esse seu material pode acabar sendo enviado para terceiros e cair na mão de quem pode não entender nada do que está escrito.

Outra coisa importante aqui é fazer uma estruturação que tenha algum sentido. Divida o material por partes e todas elas bem claras. As pessoas precisam entender quando você muda de um assunto para o outro.

5. Termine com um breve resumo

Principalmente quando tratamos de vários temas de uma vez e mudamos muito o foco da conversa, as pessoas podem ficar meio perdidas. Você provavelmente não passe por isso, porque deve saber fazer a sua apresentação até de trás para frente, mas quem acaba de receber uma carga grande de informações de uma só vez precisa de um tempo para assimilar tudo.

É por isso que você tem que fechar a sua apresentação com um resumo. Este fechamento é um tipo de conclusão. São as suas considerações a respeito de tudo que foi apresentado.

Normalmente nem tudo é 100% ótimo e nem 100% péssimo. Ao final, você poderá repassar brevemente sobre o que foi falado, pontuando aspectos positivos e negativos.

Dependendo do assunto e do cliente, talvez até já seja o caso de fazer algumas sugestões do que pode ser feito daí para frente.

6. Prepare-se para perguntas

Não, ainda não acabou! Você pode ter terminado, mas para o seu cliente é agora que começa a brincadeira. É nesse momento que ele vai te fazer perguntas do tipo: e aí, Facebook ou YouTube então?

Na verdade, provavelmente seu cliente já pode ter te interrompido várias vezes para mandar umas perguntas à queima roupa durante a sua fala. Tendo feito isso ou não, as chances de você ter que também responder algumas dúvidas ao final da sua apresentação são bem grandes. Por isso é bom estar com tudo na ponta da língua.

Se você tiver realmente feito uma estrutura objetiva e bem organizada, na hora de responder perguntas pode ser interessante mostrar no seu relatório os pontos que estão sendo tratados. Isso vai ajudar o seu cliente a ligar melhor os pontos: “ah era isso que você estava falando naquela hora”.

Lembre-se que o excesso de perguntas pode ter vários significados por trás. Talvez você não explicou tudo direito ou seu cliente está realmente interessado no assunto abordado. Ou até mesmo pode ser que o tema do relatório não ficou bem combinado entre vocês.

Por outro lado, perguntas de menos podem significar que você mandou muito bem e conseguiu abordar tudo que precisava ou que o cliente não entendeu nada do assunto (principalmente se ele estiver fazendo cara de paisagem).

Qualquer que seja a reação do cliente, tente analisar o que pode estar acontecendo e assimile isso como experiência. De qualquer forma, esteja preparado para perguntas. Cedo ou tarde elas vão aparecer.

Pronto. Agora você já conhece as principais dicas do que você precisa saber para fazer uma apresentação de resultados para clientes. Não são atitudes complicadas, mas que merecem um pouquinho da sua atenção para garantir o sucesso do seu projeto mais tarde.

Talvez você saiba de mais alguma artimanha interessante para conseguir mandar bem em uma apresentação de resultados ou tenha alguma história sua ou de “um amigo” que vale a pena ser contada (principalmente se ela for bizarra/engraçada/medonha/inspiradora). O espaço abaixo é pra isso, então, deixe seu comentário!