Entenda de uma vez por todas o que é e como fazer um briefing de forma correta! 

Depois de um tempo realizando o mesmo tipo de trabalho, você pode começar a achar que elaborar e enviar um briefing é uma etapa meio exagerada e até desnecessária. Afinal, já conhecemos o caminho das pedras, certo?  

Acontece que essa percepção pode ser um grande erro. Ignorar a importância de um briefing bem-feito pode aumentar o risco de retrabalhos, mal-entendidos ou até problemas orçamentários, dependendo da complexidade da tarefa ou do projeto que está sendo realizado.

Para quem está começando no marketing digital, o briefing pode parecer um bicho de sete cabeças. É compreensível, já que envolve reunir muitas informações. Mas a verdade é que, ao contrário do que pode parecer, a criação de um briefing pode ser uma etapa simples.

Aqui na mLabs, usamos essa ferramenta com frequência e entendemos exatamente o quão importante ela é. Sabemos que um briefing bem estruturado facilita o trabalho e ajuda a atingir objetivos com mais agilidade e foco.

Então, se você está se perguntando como fazer um briefing que realmente funcione, não se preocupe. Vamos te guiar em nosso guia sobre o que é um briefing e o que não pode faltar nele. Deixe de lado a confusão e abrace a clareza desse instrumento!

Briefing é, basicamente, um documento que dá todas as coordenadas para um projeto sair do papel. Ele funciona como um guia que explica o que deve ser feito, para quem e como. O nome “briefing” vem do inglês e significa algo como “resumo” ou “instruções”.

E o que vai nesse documento? Geralmente, ele inclui alguns pontos-chave:

• Objetivo: aqui a gente diz qual é a missão do projeto. Pode ser, por exemplo, lançar um produto novo, aumentar as vendas ou melhorar a imagem da marca;
• Público-alvo: para quem esse projeto é feito? No briefing, você detalha quem são essas pessoas, como idade, interesses, comportamento, etc;
• Prazo: todo mundo precisa saber até quando o projeto deve ser entregue, então, o prazo é um item importante no briefing;
• Orçamento: quanto se pode gastar no projeto? O briefing ajuda a definir os limites financeiros para não extrapolar;
• Concorrência: também é legal entender quem são os concorrentes e o que eles estão fazendo, pra gente se destacar no mercado;
• Canais de comunicação: serão as redes sociais? No blog? Ou quem sabe no YouTube? O briefing indica por onde a mensagem será divulgada.

Além desses pontos principais, um briefing pode incluir diretrizes um pouco mais específicas dependendo do tipo de trabalho a ser feito.

Sempre que um profissional delega uma tarefa a outro, ele está, na prática, elaborando um briefing. A diferença é que, muitas vezes, “brifamos” uma tarefa sem registrar em documento como ela deve ser executada, o que pode ser um erro.

Então, vamos dar uma olhada em quando exatamente você precisa registrar tudo em um briefing para deixar a execução de uma tarefa mais ágil.

Contratar um social media ou outro profissional para fazer um trabalho específico, mas sem explicar direito o que você precisa, é um risco enorme. Com um briefing, você deixa claro o que espera, quais são as suas ideias e quais são os prazos. 

Ele ajuda o freelancer a entregar exatamente o que você quer e evita aqueles momentos de “não era bem isso que eu queria”.

Mesmo que todos os envolvidos em um projeto de desenvolvimento de produto saibam o que fazer, é sempre uma boa prática que a liderança registre os passos e exigências necessários para cada parte do projeto.

Os briefings ajudam todos, desde os designers até os desenvolvedores, a ter uma visão consistente do que precisa ser feito, evitando confusões e erros.

Pode ser que você precise de vários briefings para coordenar as atividades de uma campanha publicitária. Afinal, quase sempre são vários profissionais envolvidos no mesmo projeto.

Se a marca está lançando um novo produto, por exemplo, um briefing pode ser para o trabalho de gestão nas redes sociais, outro para quem vai veicular os anúncios online e outro ainda para o envio de e-mails promocionais. 

A ideia é que cada responsável pelas atividades da campanha saibam o que fazer e se alinhem com o plano geral.

Não confie apenas no que foi combinado em uma conversa rápida pelo WhatsApp. Se você está planejando um workshop ou outro evento, vale a pena criar um briefing para incluir todos os detalhes importantes, como a data, o local, a agenda e o orçamento. 

Documentar tudo mantém os envolvidos “na mesma página” e garante que nada seja esquecido. Assim, você evita confusões e garante que o evento aconteça conforme planejado.

Projetos internos, como a implementação de novas ferramentas ou processos, podem ser complicados se não houver uma orientação clara para os responsáveis.

Um briefing, nesse caso, serve para detalhar cada etapa do projeto, as responsabilidades de cada membro da equipe e os prazos para cada tarefa. Com isso, você garante que todos estejam alinhados e sabem exatamente o que fazer.

A criação de folhetos, anúncios ou qualquer outro material que vai transmitir a mensagem de uma marca é um processo que envolve várias atividades, muitas vezes executadas por profissionais diferentes.

Não é só sobre criar algo bonitinho e pronto, é preciso pensar em tudo: o que dizer, como dizer, para quem dizer e qual o melhor jeito de fazer isso. O briefing é o melhor instrumento para estruturar essas diretrizes e ajudar os profissionais nas etapas de criação.

Sem um briefing, o responsável por uma das etapas pode acabar se perdendo no meio de tantos detalhes, e o material final pode não sair exatamente como você imaginou.

Uma das principais ferramentas utilizadas entre profissionais do marketing e da publicidade, o briefing visa tornar a troca de informações entre contratante e contratado (geralmente empresa e agência) mais organizada e focada.  

É um instrumento importante, dado que 19% dos profissionais de marketing que trabalham como freelancers enfrentam desafios na organização e gerenciamento do tempo, segundo pesquisa Panorama Profissionais de Mídias Sociais da mLabs. Aproveite para ter outros dados como esse acessando a pesquisa completa aqui!

Não só os freelancers estão sujeitos à má gestão do tempo e, sem um briefing claro, esse desafio pode se intensificar, levando a atrasos e retrabalho, o que ninguém quer. 

O profissional responsável pela criação desse documento (como o analista de atendimento da agência) tem a tarefa de: organizar as informações, definir prioridades e ajudar a equipe a manter o foco e antecipar dúvidas para evitar as refações.

Se o briefing for bem elaborado, toda a equipe pode começar o trabalho sabendo exatamente o que é esperado, e a execução das atividades fica menos propensa a erros.

Agora que você já sabe o que é um briefing e o significado dessa palavra, é hora de entender como fazer um briefing que sana todas as necessidades dos usuários.  

Pegue papel e caneta para anotar tudo que precisa conter nesse “tal de briefing”.

Vamos começar com o pé direito: todo bom briefing deve começar com um objetivo claro. 

Esse projeto lançará um produto novo ou está focado em intensificar as vendas? Talvez reforçar a imagem da marca em foco? Ou talvez aumentar a participação no mercado?

Não precisa ser um texto longo ou cheio de rodeios. O lance aqui é ser direto. Veja um exemplo:

Agora, é hora de falar sobre o produto ou serviço no qual a ação será focada.  

Esse é um dos tópicos que mais pedem por especificidade, já que um detalhe “irrelevante” pode servir de inspiração para os envolvidos no projeto. 

Ou seja, coloque no briefing: 

• nome do produto; 
• principais características; 
• principais diferenciais do produto; 
• qual “dor” o produto busca resolver; 
• como o produto é produzido; 
• se o produto é um lançamento, qual a recepção esperada; 
• prós do produto.

Confira um exemplo de como pode ser essa seção do briefing:

É impossível desenvolver uma ação de sucesso sem saber quem será impactado, e esse é o motivo pelo qual as especificações do público são mais que obrigatórias no briefing.  

Algumas das informações que podem ser relevantes em um briefing são: 

• faixa de idade; 
• escolaridade; 
• hábitos de consumo; 
• renda média; 
• profissão. 

Se a marca tiver também uma brand persona bem definida, vale a pena incluí-la no briefing para trazer mais detalhes sobre o perfil do consumidor da marca.

Veja um exemplo de como pode ser a seção sobre o público:

Se a concorrência é peça-chave na montagem de uma estratégia, é lógico que ela será essencial ao fazer um briefing.  

De concorrentes diretos e indiretos até estratégias de marketing e posicionamento no mercado, essas informações são necessárias para garantir foco e cuidado da sua equipe criativa. 

Confira uma seção de como pode ser essa seção:

Apesar dos próximos tópicos não serem tão complexos, pode ter certeza de que eles estão entre as principais preocupações da sua equipe criativa. Isso porque eles serão compostos pelos números mais importantes do projeto: dinheiro e tempo.  

Vamos falar sobre ambos, começando pelo dinheiro. 

Entender a verba destinada para a realização deste projeto é imprescindível para evitar frustrações ou mudanças abruptas de planos.  

Isso significa explicar, em detalhes, qual o tamanho do investimento e o que se espera em troca por esse valor. No exemplo abaixo, apresentamos uma sugestão de como a distribuição do orçamento pode ser apresentada.

E por último, mas não menos importante (na verdade, muito importante), o cronograma do projeto. Nada mais é do que uma linha do tempo que vai guiar a execução das atividades, mostrando quando cada etapa precisa ser concluída. 

O cronograma pode ser algo bem simples, como um pequeno quadro no final do briefing com as datas e prazos principais.

Ao montar uma linha do tempo para a produção dessa ação, a primeira coisa que você precisará ser é realista. Na prática, isso envolve encontrar respostas para:

• Esse é o único projeto que a equipe está lidando? 
• Qual é o nível de prioridade desse cliente/projeto em relação aos outros?
• O cliente paga o valor necessário para prazos mais apertados?

Ou seja, ter os pés no chão e praticar a empatia ao criar um cronograma não só deixará a equipe e o cliente mais feliz, como também evitará possíveis atrasos.  

Com o cronograma mentalmente desenhado, é hora de passar para o papel (ou Docs) informações como: 

• todas as etapas do projeto em ordem de importância; 
• data de entrega de cada uma das etapas, priorizando as ações mais urgentes; 
• prazos para alterações no projeto; 
• prazo final de conclusão do projeto. 

Com essas informações incluídas, é hora de revisar o documento criado, desdobrar as demandas e disponibilizar para o responsável por cada uma delas para que se inicie a produção! Veja abaixo como ficou o nosso exemplo de cronograma do briefing:

Identifique e descreva cada pessoa envolvida no projeto. Mencione o nome de cada responsável e suas respectivas funções e atividades. 

Informe o que cada um vai fazer, incluindo prazos e entregas, para que todos saibam o que esperar e possam acompanhar o progresso.

Mesmo que o briefing vá ser lido por apenas uma pessoa, incluir essas informações ajuda a garantir que o responsável pelo projeto saiba com quem entrar em contato em caso de dúvidas ou necessidades de ajuste.

Se possível, também inclua os dados de contato de cada responsável, como número de telefone e e-mail. Por exemplo:

Agora que já passamos por tudo o que você deve fazer para criar um briefing matador, é hora de focar no que não fazer. É tão importante saber o que evitar quanto saber o que precisa ser feito!

Um briefing com informações faltando pode acabar confundindo a equipe e atrasando o projeto. 

Pense assim: se você está planejando uma campanha de marketing e não inclui detalhes sobre o tom da mensagem ou os canais a serem usados, a equipe pode ter que adivinhar o que você quer. Isso pode levar a resultados bem diferentes do esperado. 

Então, antes de finalizar, verifique se todas as informações necessárias estão lá: objetivos, detalhes do projeto e tudo que vai ajudar a equipe a entender o que você precisa.

Na correria para finalizar o briefing, a equipe pode focar demais em aspectos do produto ou nas metas da campanha e acabar esquecendo de detalhar quem são realmente as pessoas que vão entrar em contato com o resultado final do trabalho.

É bastante comum que isso ocorra porque a equipe pode achar que já conhece o público ou que os dados são óbvios, mas a falta de detalhes específicos pode levar a um trabalho que não atende bem às necessidades e preferências da persona.

Às vezes, a gente tem a sensação de que tudo vai sair perfeitamente e que o trabalho vai ser feito rapidinho. Mas a realidade pode ser bem diferente. 

Se você definir um prazo apertado sem considerar o tempo necessário para a criação e revisão, pode pressionar a equipe e comprometer a qualidade do trabalho. É melhor ser realista com os prazos e dar tempo suficiente para que tudo seja feito com calma.

Como você vai saber que o resultado final do trabalho estará funcionando se não tiver uma forma de medir isso? 

Quando o briefing não incluir métricas de avaliação, é difícil saber se o trabalho final foi realmente bom. A chave aqui é que as métricas devem estar diretamente relacionadas aos objetivos do projeto. 

Se um dos objetivos é aumentar o número de seguidores em uma conta de Instagram, por exemplo, as métricas de sucesso podem incluir o número de novos seguidores, a taxa de crescimento diária e o engajamento nas postagens.

Quanto mais detalhados e específicos forem os seus objetivos, mais fácil será definir as métricas que vão realmente medir o sucesso. 

Vale a pena lembrar que o briefing não é o que garantirá o sucesso de um projeto. Ele é apenas um dos primeiros passos que podem ajudar o time a alcançar objetivos com menos ruídos na comunicação e mais produtividade.

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